No período de 2009 a 2023 o Arquivo da Câmara Municipal de Portimão produziu cerca de 52 mil registos e digitalizou cerca de 600 mil imagens com recurso ao X-arq e Kapture, revelou Laurinda Paz, Técnica Superior de Arquivo naquele município. Estes dados foram anunciados numa comunicação feita a convite da Mind durante o mais recente congresso da BAD na Universidade do Algarve.
Referindo que a utilização daquelas soluções permite cumprir com a "missão do acesso à informação", Laurinda Paz revelou como o aquivo com mais de 60 anos de Portimão tem vindo a ser digitalizado:
- Em 2009 foram: 186 registos e 1180 imagens digitalizadas.
- Em 2010: 781 registos e 12551 imagens digitalizadas.
- Em 2011: 4028 registos e 94192 imagens digitalizadas.
- Em 2012: 14872 registos e 49485 imagens digitalizadas.
Porém, em 2023, contaram-se: 1123 registos e 15155 imagens digitalizadas.
O abrandamento no ritmo de criação de registos e digitalizações em tempos recentes deve-se à necessidade de reforço de recursos humanos, segundo indicou a palestrante.
Introdução de funcionalidades de pesquisa e registo no Arquivo
O Arquivo de Portimão está agora mais bem preparado para dar resposta às necessidades de análise técnica dos serviços internos, em particular pela rapidez e relevância da informação disponibilizada. Foram destacadas as seguintes funcionalidades:
A possibilidade de relacionar documentos e processos
Por exemplo, "é possível localizar uma escritura e, sem sair do posto de trabalho e sem sair do mesmo registo de escritura, eu acedo a toda a documentação relacionada", referiu Laurinda Paz. Ou seja, quando há "um pedido de informação ao telefone, ou se houver uma colega que necessite de um documento, é possível dizer em segundos se o processo está no arquivo, que documentos contém e se o documento está efetivamente disponível".
A criação de folhas de recolha de dados que incorporam campos adequados às necessidades processuais
Por exemplo, "nos processos de publicidade é relevante ter informações relativas às alterações toponímicas (…) para posterior pesquisa". Segundo a técnica de arquivo, não se trata somente de "inserir dados" mas de saber "como os dados são usados".
Personalizar a pesquisa na descrição arquivística
Ou seja, "saber como os serviços fazem pesquisas e tentar fazer com que a nossa descrição arquivística corresponda em determinados campos-chave à informação que depois é pesquisada". Porque "uma pesquisa intuitiva é uma pesquisa de sucesso".
Registo de autoridades nos processos de obras particulares
O que permite saber "quem são os técnicos que trabalharam num projeto sem ter de consultar o processo nem o termo de responsabilidade no decorrer de um processo de obra."
Trabalho mais eficaz com o X-arq
Relativamente às novas ferramentas de trabalho já introduzidas e utilizadas no Arquivo de Portimão, foram destacadas:
- O documento na hora. Que diz respeito ao fornecimento de documentos ao requerente diretamente no atendimento e "sem necessidade de ir buscar o documento à prateleira nem de trabalhar com os processos originais".
- A criação de links internos para o acesso aos processos de obras particulares. Ou seja, são introduzidos links para a descrição e digitalização direcionados aos técnicos do município.
- Os acessos diferenciados à informação. Com a definição de permissões distintas para diferentes utilizadores, o que permite "pesquisas mais eficazes".
- A pesquisa por OCR. Esta é uma "inovação do software que tem sido uma mais-valia para nós", disse Laurinda Paz, referindo-se à funcionalidade como "uma ferramenta extraordinária e que nos poupa imenso trabalho".
É de referir que a digitalização de documentos é toda ela realizada pelos próprios serviços do Arquivo de Portimão através do equipamento Kapture. Ele torna possível "digitalizar várias folhas A4 em menos de um minuto, é seguro e eficaz, a imagem capturada vai automaticamente para o registo associado, (…) e permite a digitalização e a impressão à escala se houver necessidade disso".
